1.11.

Johtaminen viestintänä on kaikessa yksinkertaisuudessaan kommunikointia. Organisaation rakenteesta riippuen viestinnän eteneminen työntekijöiltä aina ylimpiin johtajiin asti ei ole aina täysin yksinkertaista. Ongelmaksi saattaa helposti muodostua isoissa yrityksissä viestinnän toimimattomuus, koska jos yksikin väliporras ei vie viestiä tai asiaa eteenpäin, ei se tule myöskään tavoittamaan ylintä johtoa. Sisäisessä viestinnässä on syytä kiinnittää huomiota erityisesti toisen osapuolen eleisiin ja kehonkieleen sanojen lisäksi. Vastaavasti on hyvä miettiä erityisen tarkkaan, kun lähetät formaalia viestiä sähköpostin välityksellä, että vastaanottaja ei voi mitenkään ymmärtää väärin viestisi sisältöä. Yritysten ulkoista viestintää tapahtuu muun muassa markkinointina, rekrytointi-ilmoitusten sekä yrityksen tuotteiden muodossa kuluttajille. Viestintää tulisi myös jatkuvasti pyrkiä kehittämään yrityksen sisällä. Yrityksellä olisi hyvä olla yhtenäinen viestintästrategia, jonka toteuttamisesta vastaavat kaikki yrityksessä työskentelevät.

Toisten kanssa kommunikoidessa viestijän retorinen lahjakkuus vaikuttaa paljon siihen, meneekö hänen viestinsä perille vai ei. Jos olet taitava puhuja ja osaat ottaa tilanteen haltuun retorisin keinoin, sinua myös halutaan kuunnella. On aina tarpeellista miettiä, millaiselle kohdeyleisölle viestii ja ovatko esimerkiksi sanat liian vaikeita kuulijoille ymmärtää. Vaikeiden sanojen käyttö vaikeuttaa kuulijoiden ymmärtämistä, eikä viesti näin ollen mene välttämättä perille. Kommunikaatiossa on yhtä oleellista osata myös kuunnella, mitä toisella osapuolella on sanottavaa.

Erilaisilla viestintäteorioilla yritetään selittää viestinnän vaikutuksia organisaatiossa. Organisaation käyttäytymisteoriassa (eng. Organizational Behavior theory) ideana on keskittyä ylhäältä alaspäin annettuihin ohjeisiin ja niiden toteuttamiseen. Teoriassa korostetaan ihmissuhteiden merkitystä, kuten avointa ilmapiiriä ja luottamusta. Valta legitimoidaan organisaatiossa niin, että johdon näkemys tuodaan viestimisen keinoin muiden tietoon. Diskurssiteoria on osana edellä mainittua teoriaa. Diskurssiteoriassa kiinnitetään huomiota kirjoitettuun ja puhuttuun viestintään samalla miettein, miten se vaikuttaa muiden valintoihin sekä toimintaan. Diskurssianalyysin avulla pyritään selvittämään, miten puheet ja tekstit muokkaavat todellisuuttamme, koska emme välttämättä tiedosta, miten mielipiteemme ovat muodostuneet. Yritykselle hyvää brändäystä on muun muassa selittää omilla verkkosivuillaan tarinoita, miten yritys on kehittynyt. Tämä antaa viestin vastaanottajille monesti positiivisen kuvan yrityksestä.

Viestintää voidaan jaotella neljään erilaiseen tasoon. Ensimmäisellä tasolla tarkastellaan kahdenvälistä viestintää, joka voi tapahtua valtasuhteessa tai toinen osapuoli voi olla jonkun instituution alaisuudessa toimiva henkilö. Viestintää kannattaa yrittää kehittää erityisesti, kun jutellaan vaikkapa työpaikalla alaiselle. Jos viestintä on tehokasta ja toimivaa, ei sitä tarvitse myöskään harjoittaa niin paljon kuin epäselvissä tilanteissa. Ohjeiden ollessa selkeitä myös työntekijöiden työskenteleminen helpottuu ja tuottavuus kasvaa. Toisella tasolla keskitytään pienryhmän sisäiseen viestintään. Ryhmäajattelu on keskeinen asia tällä tasolla, koska se vaikuttaa voimakkaasti päätöksiin, joilla saattaa olla suurtakin merkitystä. Ongelmaksi ryhmäajattelun kannalta saattaa muodostua tiettyjen henkilöiden dominoiva asema, jolloin erilaisten ratkaisujen keksiminen saattaa rajautua huomattavasti. Pahimmassa tapauksessa muutama ihminen päättää ratkaisuista tusinan puolesta keskenään. Kolmannella tasolla tarkastellaan organisaation sisäistä viestintää. Tällä tasolla viestintä tapahtuu jaettujen ymmärrysten ja kirjoittamattomien sääntöjen välitykselle niin, että viestintä selkiytyy yksinkertaisemmaksi samalla muodostaen organisaation virallisia kantoja asioihin. Ongelmaksi saattaa kehittyä muun muassa se, että kaikki eivät välttämättä ole samalla sivulla viestinnässä ja tästä saattaa aiheutua väärinymmärryksiä. Neljännellä tasolla käsitellään massakommunikaatiota, joka tavoittaa suuren määrän ihmisiä, ei ole yleensä vuorovaikutuksellista, tapahtuu viestintävälineiden kautta sekä taustalla on monesti suuri organisaatio. Sosiaalinen media tarjoaa laajan kirjon mahdollisuuksia tämän kaltaiseen viestintään. Parhaimmillaan jokin pieni yritys voi saada viestintänsä aivan uudelle tasolle jopa lähes ilmaiseksi, jos yritys onnistuu luomaan jonkun viraalin ilmiön, johon onnistuu samalla tuotteensa brändättyä.

Viestintään tulisi kiinnittää huomiota työpaikalla siitä näkökulmasta, että viestinnällä voi olla voimakkaita positiivisia, mutta myös negatiivisia vaikutuksia työpaikan toimintaan. Merkitystä on esimerkiksi sillä, miten työnjohtaja puhuu alaisistaan ja kuinka hän näkee heidät. Ovatko he pelkkiä työntekijöitä vai osa yhteistä joukkuetta? Sillä on hyvinkin paljon merkitystä, puhutaanko teistä vai meistä. Yksi hyvän johtajan ominaisuuksia on tunneälykkyys. Jos johtajalla ei ole tunneälykkyyttä ja riittäviä sosiaalisia taitoja, johtaminen on monesti vaikeaa. Hyvä johtaja saattaa esimerkiksi kuvata yhteistä tavoitetta vuorolle kiipeämisellä, johon tarvitaan jokaisen retkikuntalaisen (työntekijän) panosta yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Tällöin tavoite myös konkretisoituu työntekijöille helpommin.

On hyvä pysähtyä välillä miettimään, kuka käyttää työpaikallasi valtaa. Valtaa käyttämällä organisaatiossa saadaan ihmisiä toimimaan niin kuin organisaation johto haluaa. Suuressa organisaatiossa valtaa voidaan käyttää hyvinkin byrokratiamaisesti, jolloin muodostuu selkeitä valtasuhteita, joita halutaan organisaatiossa noudatettavan. Organisaatiossa on kuitenkin hyvin erilaisia kokonaisuuksia, joten myös vallan käytön muodot saattavat olla hyvinkin erilaisia toiminnallisista syistä johtuen. Laskentatoimen osastoa ei kannata kannustaa luovuuteen, kun tehdään virallisia tilinpäätöksiä verottajalle. Mainososastolla vallan käyttämiselle ja luovuuden korostamiselle on aivan eri lähtökohdat. Vaikeissa tilanteissa, joihin ei ole olemassa selkeitä ohjeita taikka vastuuhenkilöä, voikin koitua ongelmia juuri siksi, koska ei tiedetä, kuka on kyseisestä päätöksestä vastuussa. Vallan käyttäjä saattaa myös kohdata vastustusta, jolloin saattaa syntyä konflikti. Erilaisia vastustamisen keinoja voivat olla esimerkiksi uudistusten vähättely, passiivinen vastarinta toteutuksessa tai selkeä verbaalinen ilmaisu asiasta. Vallalle tulisi löytyä myös aina legitimiteetti, joka oikeuttaa henkilölle tai ryhmälle vallan käytön oikeuden. Jos johtaja ei saa alaisiltaan hyväksyntää vallankäytölleen, on tilanne lähtökohtaisesti melko toivoton. Lisäksi henkilöllä, joka valtaa käyttää, pitää olla aina mielessä vallan tuoma vastuu ja muiden huomioon ottaminen.

Valtaa voi olla organisaatiossa toisella tuotantoyksiköllä enemmän kuin toisella. Määritelmänä tällaiseen erotteluun voidaan käyttää luontevasti, kuinka helppo yksikkö olisi vaikkapa vaikeassa taloudellisessa tilanteessa supistaa työntekijöiden osalta minimiinsä verrattuna toiseen yksikköön. Johtamisen olennaisena osana on aina myös muiden valvonta. Esimies vastaa alaistensa työskentelystä ja toiminnasta. Työntekijä tiedostaa, että hänen työntekoaan ja muuta toimintaansa työnpaikalla tarkkaillaan ainakin jollain tasolla. Hyvän johtajan ominaisuuksiin kuuluu työntekijöiden valvonta, mutta se ei saisi mennä missään tapauksessa liiallisuuksiin. Kaiken kontrolloiminen työpaikalla vie valtavan määrän voimavaroja muista tärkeistä tehtävistä ja erittäin harvoin nostaa myöskään työntekijöiden motivaatiota. Ryhmätehtävissä valta ja valvonta jakautuu tasa-arvoisten ryhmän jäsenten kesken. Yhteistä tavoitetta lähdetään saavuttamaan hyvin usein siitä lähtökohdasta, että jäsen ei halua tuottaa muille pettymystä jättämällä omaa osuutensa tekemättä. Ryhmätöissä korostuvat myös sosiaalisten taitojen tarpeellisuus sekä luottamus ryhmän muihin jäseniin yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.

- JK